EL CONTROL Y LA EVALUACIÓN

 El control forma parte de la fase dinámica o práctica de dicho proceso. Pero... ¿Qué es control? Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecerlas medidas correctivas necesarias.

PROCESO DE CONTROL.

Está formado por cuatro etapas:

1.- Establecimiento de estándares: es una unidad de medida, que sirve como modelo, guía o patrón, con base a la cuál se efectúa el control.

2.- Medición de resultados: consiste en cuantificar la ejecución y los resultados de acuerdo a los estándares predeterminados.

3.- La corrección: son las acciones para modificar las situaciones que no llevaron a buen termino el plan.  

4.- Retroalimentación: es la parte que evalúa los resultados obtenidos durante todo el proceso.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

• EQUILIBRIO: a cada grupo debe proporcionársele el grado de control correspondiente.
• DE LOS OBJETIVOS: el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. 
•  DE LA OPORTUNIDAD: el control debe aplicarse antes de que se efectúe el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
• DE LAS DESVIACIONES: se deben analizar todas las desviaciones al plan, para conocer las causas que las originaron y así establecer las medidas correctivas pertinentes.
• DE LA COSTEABILIDAD: el costo de todo sistema de control debe encontrarse justificado en tiempo y dinero.
• DE EXCEPCIÓN: el control debe aplicarse a aquellas actividades que sean representativas o muy especiales.
• DE LA FUNCIÓN CONTROLADA: la persona o función que realiza el control, no debe involucrarse con la actividad a controlar, debe ser imparcial.
  
  
  

MEDIDAS CORRECTIVAS DEL CONTROL

El control es una etapa importante debido a que establece las medidas correctivas en las actividades para tener planes exitosos, puesto que reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores y retroalimenta para que no se vuelvan a presentar desviaciones al plan en un futuro.

ESTABLECIMIENTO DE ESTÁNDARES

Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas claves de resultados:

 1. Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.

2. Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto ene el mercado y la efectividad de las técnicas mercado lógicas.

3. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no sólo para el área de producción, sino para todas las áreas de la empresa. Se determina con base en medidas, tales como horas-máquina, horas hombre, etc. 

4. Calidad del producto. Este estándar se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto, en relación con la competencia.

5. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.

6. Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempeñe satisfactoriamente; sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa. 

TIPOS DE ESTÁNDARES 

Existen tres métodos para establecer estándares, cuya aplicación varia de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementen: 

1) Estándares estadísticos. Llamados también históricos, se elaboran con bases en el análisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables, pues en ocasiones la situación presente a variado en relación con el pasado; por tanto al establecerse la información estadística debe ser completada con el criterio.

2) Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor resultado de las experiencias pasadas del administrador, en áreas en donde la ejecución personal es de gran importancia.

3) Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica. Se desarrollan en relación con la productividad de la maquinaria, del equipo, y de los trabajadores; son llamados también estándares de producción y de tiempos y movimientos.

 FACTORES QUE COMPRENDEN EL CONTROL

Existen 4 factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

• Cantidad: se aplica en actividades en las que el volumen es importante.
• Tiempo: se controlan las fechas programadas.
• Costo: es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
• Calidad: se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
  
  
  

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de este departamento; se lleva a cabo básicamente a través de la auditoria de recursos humanos.

Auditoria de recursos humanos

Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias. La recolección de estos datos se efectúa con base en el análisis y en la interpretación de la información estadística de cada una, todas o algunas de las áreas que se mencionan en los siguientes incisos; mediante la utilización de cuestionarios, entrevistas y gráficas.

Evaluación de la actuación

Como su nombre lo indica, mide la efectividad de los miembros de la organización, con base en estándares de actuación que evalúan resultados teniendo en cuenta factores tales como: rotación, ausentismo, pérdidas, por desperdicio, quejas de consumidores, reclamaciones de clientes, coeficientes de mano de obra, quejas de los subordinados, compañeros y supervisores, informes de cumplimiento de objetivos y otros más.

 Evaluación de reclutamiento y de selección

Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como: 

• Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa. 
• Retiros y despidos (las causas que los provocan).

Evaluación de capacitación y desarrollo

Es una de las áreas cuya evaluación es más difícil, pero, también, más necesaria. Dicha evaluación puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices: 

• Productividad. Estudios de productividad antes y después del entrenamiento. 
• Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad, en relación con los cursos de capacitación.

Evaluación de la motivación 

Es uno de los aspectos menos evaluables por su intangibilidad, ya que su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de: 

• Encuestas de actitud. 
• Estudios de ausentismo, retardos y rotación. 
• Frecuencia de conflictos. 
• Buzón de quejas y sugerencias. 
• Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios 

Responde a la pregunta “¿son los salarios de la empresa equitativos y justos?”. Algunas de las medidas más usualmente utilizadas para efectuar este tipo de control: 

• Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas regionales de salarios en empresas similares. 
• Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad. 
• Conflictos saláriales. 
• Presupuestos de salarios. 
• Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones 

La medida de la efectividad de estos programas se obtienen a través de análisis de registros y estadísticas relativos a: 

• Índices de accidentes. 
• Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones. 
• Análisis de ausentismo. 
• Sugerencias y quejas. 
• Estudios de fatiga. 

Es importante mencionar que el control de recursos humanos se refiere a todos los miembros de la organización, sin importar a cuál departamento pertenezcan, y que los controles y técnicas variarán de acuerdo con el tamaño y las necesidades de cada empresa.

CONCLUSIÓN

El control al ser la etapa que cierra el proceso administrativo, es la forma de evaluar al proceso íntegramente, con el objetivo de poder determinar si hubo éxito o fracaso en el plan y de que manera corregir aquellas situaciones que salieron de los parámetros establecidos y poder mejorar este proceso cada vez más.

FUENTES BIBLIOGRAFICAS: 

http://files.hurgon.webnode.mx/200000161-e385de47e3/fundamentos-de-administracion-munch-garcia.pdf

https://www.youtube.com/watch?v=5x9gaUMIxPo

https://www.youtube.com/watch?v=egfuYQrI-MY